Para un freelance es importante tener controlado el estado de los proyectos en los que trabaja. Pero también el tiempo que invierte en cada uno. No solo para poder planificarse, sino también si trabajas para clientes que pagan en función del tiempo invertido en cada tarea. Es decir, si necesitas facturar por horas a tus clientes. Demostrar cuánto has invertido en cada tarea puede ser complicado. Por eso, contar con una herramienta como Super Productivity, que se ocupe de calcular automáticamente cuánto tiempo dedicas a cada proyecto, es imprescindible si eres freelance. Con Super Productivity no solo tendrás un registro de todo el tiempo que dedicas a cada proyecto. Lo conseguirás sin tener que hacer anotaciones cada vez que pases de una tarea a otra. Además, podrás generar informes de horas trabajadas con aspecto profesional, con las que justificar las horas trabajadas para cada factura.
Control automático del trabajo con Super Productivity
Super Productivity es una herramienta que se instala en tu sistema, por lo que no tendrás que depender de contar con conexión a Internet para utilizarla. Tampoco envía información a ningún servidor externo cuando funciona. No obstante, si no puedes instalarlo o prefieres utilizarlo online, tienes una versión gratuita en la red con la que trabajar, de funcionamiento prácticamente idéntico a la versión offline.
El programa cuenta con versiones para Windows, MacOS y Linux. También para Android o iOS, si prefieres utilizarlo con un dispositivo móvil. Su mecanismo de funcionamiento es muy básico: cuando empiezas con una tarea basta con poner en marcha un contador.
Para cambiar entre proyectos o clientes basta con un clic para que se ponga en marcha el contador correspondiente y se detenga el que usabas hasta entonces. Cuando necesites un informe de horas de un proyecto determinado, basta con exportar la información correspondiente a un archivo para adjuntarlo a una factura.
Prepara Super Productivity para controlar el tiempo de varios proyectos
Una vez tengas instalado Super Productivity en tu equipo, ábrelo para configurar los proyectos en los que trabajes. Como verás, la interfaz del programa es muy sencilla, lo que elimina distracciones. Para empezar, crea tu primer proyecto con un clic en el signo + de la zona Proyectos del menú principal de la herramienta.
Da un nombre al proyecto, elige un color y un icono para identificarlo y pulsa después Guardar. Si necesitas contar con un backlog del proyecto, es decir, con una lista de requisitos y tareas priorizadas para él, activa la opción Habilitar backlog del proyecto y pulsa Guardar. Repite el proceso tantas veces como proyectos tengas para trabajar.
Una vez hecho esto, añade para cada proyecto las tareas que tengas que realizar para completarlo. Haz clic en el nombre del que te interese planificar en primer lugar y repite la operación en el espacio Añadir más que aparece en su espacio de trabajo. Tras darle un nombre, pulsa Programar para indicar al sistema cuándo quieres hacerla. Después de indicar día y hora para iniciarla, decide si quieres que el sistema te avise cuando tengas previsto empezarla o un poco antes.
A continuación, indica cuánto tiempo aproximadamente esperas tardar en completarla en Estimación. Pulsa Programar y repite el proceso tantas veces como tareas tengas que agregar al proyecto. Si necesitas realizar otra tarea similar con cambios mínimos en otro momento, haz clic en Repetir y elige para cuándo quieres generar otra tarea idéntica. En nuestro caso, cada semana el lunes. Haz lo mismo con el resto de proyectos.
Registra el tiempo que inviertes en cada tarea y proyecto
Cuando termines de indicar todas las tareas y proyectos a estimar, ya tienes todo preparado para que Super Productivity controle el tiempo que tardas en hacer cada una. Si no has indicado cuándo quieres empezar cada tarea, no te olvides de poner en marcha el contador cuando comiences con una de ellas. Para ello, selecciónala y pulsa después el botón verde redondo con un signo de Play en negro que hay en la parte superior de la ventana del programa.
Cuando cambies de tarea o proyecto, si el tiempo para realizar el cambio coincide con el que estimaste para su comienzo, el controlador de tiempo cambiará automáticamente. Pondrá una tarea en pausa e iniciará el registro de tiempo de la que estés realizando.
Pero si terminas antes de lo que tienes planeado, para el controlador para pasar de un proyecto o tarea a otro, y elige la siguiente tarea. Para indicar que has terminado una tarea, haz clic en el cuadro que hay a la izquierda de su nombre en la ventana de trabajo del programa.
Así, Super Productivity tendrá en cuenta que tiene que dejar de contabilizar el tiempo de la tarea o proyecto finalizado. No tendrás que hacer nada más. Todos los cambios de conteo de tiempo son automáticos.
Crea un informe de tiempo de cada tarea con Super Productivity
Al final de cada proyecto, cada semana, cada mes o periodo para el que tengas que enviar una factura, puedes generar un informe del tiempo empleado en cada proyecto. Puedes hacerlo para cada cliente que lo necesites. Para ello elige el primer proyecto que quieras obtener un informe del tiempo dedicado durante el tiempo a facturar. Pulsa el botón derecho del ratón sobre su nombre en el menú lateral izquierdo y selecciona Historial entre las opciones del menú.
Aparecerá en pantalla un breve informe sobre el tiempo que le has dedicado. Para cada uno de sus elementos, como semana, fecha, horario, mes o año, puedes acotar los tiempos que quieres que aparezcan en la factura, y cuando termines, exporta la información a un archivo CES. Pulsa el icono verde redondo con una flecha en diagonal hacia arriba que hay en la zona del tiempo total dedicado, da un nombre al archivo CSV en el que quedarán indicados los tiempos de trabajo para el proyecto, y pulsa Guardar.
Repite la operación con cada proyecto en el que has trabajado. Ya puedes justificar las horas empleadas para cada proyecto sin tener que dedicarle apenas tiempo. Eso sí, ten en cuenta que merece la pena invertir un poco de tiempo antes de empezar en detallar los proyectos y las tareas en las que se dividen, así como en estimar lo mejor posible el tiempo que vas a tardar en realizar cada una.
Así podrás trabajar durante todo el tiempo que dure cada proyecto con mínimas intervenciones manuales posteriores. Tu tiempo quedará registrado y podrás facturar de forma precisa las horas invertidas en cada tarea.
